企業(yè)法人檔案：從閨蜜創(chuàng)業(yè)踩坑看檔案管理的重要性

上周和閨蜜小聚，她紅著眼眶吐槽創(chuàng)業(yè)的糟心事：“明明按時報稅了，卻被通知漏交材料，差點被列入異常名錄！”原來她注冊公司時，代辦機構(gòu)沒提醒她保存股東會決議和章程修改記錄。今年融資時，投資方要求調(diào)閱法人檔案，發(fā)現(xiàn)關(guān)鍵文件缺失，交易險些黃了。

一紙文件能卡住企業(yè)喉嚨

法人檔案就像企業(yè)的“成長日記”，從誕生那天的公司章程，到每次股權(quán)變更的股東簽字，甚至租賃合同的備案副本，少一樣都可能讓企業(yè)寸步難行。去年北京某科技公司申請高新認證，就因找不到三年前的研發(fā)投入決議，白白錯過百萬補貼。

檔案袋里該裝哪些寶貝

除了營業(yè)執(zhí)照正副本這些“標(biāo)配”，股東出資證明、驗資報告是證明家底的存折，行政許可文件如同行業(yè)通行證。有個做餐飲的客戶，衛(wèi)生許可證和消防批文總隨手放抽屜，有次突擊檢查時手忙腳亂，被要求停業(yè)整頓三天。

電子檔案不是萬能保險箱

現(xiàn)在很多材料都能線上提交，但紙質(zhì)原件必須妥善保管。見過最可惜的案例是家文創(chuàng)公司，把設(shè)計作品著作權(quán)登記證書存在電腦里，結(jié)果硬盤損壞，維權(quán)時拿不出證據(jù)。建議重要文件至少存三份：辦公柜、云盤、銀行保險箱各備一套。

變更記錄比結(jié)婚證更重要

法人代表換人、注冊資本增減這些變動，光在工商局備案還不夠。有家貿(mào)易公司股東內(nèi)部轉(zhuǎn)讓股權(quán)，覺得熟人之間不用留痕，后來因分紅糾紛對簿公堂，連當(dāng)初的轉(zhuǎn)讓協(xié)議都找不到，最終按工商未變更前的記錄判決，吃了啞巴虧。

注銷時檔案才是護身符

很多人覺得公司關(guān)門就萬事大吉，其實注銷階段稅務(wù)會倒查三年賬目。曾協(xié)助過一家服裝店，老板把進貨單據(jù)當(dāng)廢紙賣了，結(jié)果無法證明成本支出，最后補繳了二十多萬稅款。那些覺得“反正不經(jīng)營了”就撕毀合同的，更是給自己埋雷。